e-conomic har under många år föredragit att hjälpa Stadsmissionen hellre än att skicka julkort till våra kunder. Nu har vi fått en ny möjlighet att hjälpa dem och då känns det naturligt att göra det också.

Stadsmissionen vill nå ut med sitt budskap och har ett antal hemlösa banners. Vi ger en hemlös banner tak över huvudet på vår blogg. Vill du också stödja Stadsmissionen i deras viktiga arbete så klicka gärna på bannern ovan.

Att vi stödjer Stadsmissionen är bara en liten del av e-conomics arbete för en bättre värld. Vi ser också till att till exempel erbjuda välgörenhetsorganisationer gratis bokföringsprogram.

Försvaret anser att molntjänster är ett hot mot säkerheten. Det kan det vara om man med säkerhet enbart tänker på att hemlighålla information. För försvarets del är det kanske riktigt. Försvaret har hela arméer av IT-folk, eller i alla fall tillräckligt många för att sköta sina egna servrar, ordna backuper etc. De har dessutom nästan obegränsad tillgång till beväpnade vakter och bergrum för att försäkra sig mot att datorerna stjäls. Med de resurserna så kan de klara av driftssäkerheten utan att använda molntjänster.

Men för det lilla företaget som inte har de resurserna så kan det bli dyrt med servrar, backuprutiner etc. Ännu dyrare blir det om man missar rutinerna och tvingas försöka återställa data som man förlorar. Dessutom ska allt sparas på olika ställen för att inte riskera att förlora både original och backup vid ett inbrott eller en brand. Allt detta gör också att många storföretag tjänar på att lägga sin data i molnet.

Därför är molntjänster enormt mycket säkrare för driften än vad installerade lösningar kan vara för samma pengar.

När det då gäller risken att bli av med data så är risken liten om du anlitar seriösa molntjänstleverantörer. Till skillnad från när det gäller försvarshemligheter så är risken att någon vill stjäla småföretagarens information minimal, i alla fall så länge vi pratar om bokföringen. Vem har något att vinna på att komma åt den? Är den vinsten värd kostnaden/risken?

Det lättaste sättet att komma åt våra kunders information är genom att stjäla våra kunders datorer där de har inloggningsuppgifterna, alternativt lyfta på musmattan och hitta dem där. Att knäcka vår kryptering är det tveksamt om ens de militära spionorganisationerna klarar.

Är du rädd om din data, vidta grundläggande försiktighetsåtgärder. Skriv inte upp ditt lösenord och spara det inte på en dator som du är rädd ska bli stulen. Framförallt spara det inte på datorer som andra personer använder.

Är du bara rädd om ditt lösenord så är din data är säkrare online än den skulle vara i ditt eget hem, eller på ditt eget kontor.

Facebooks teknikchef Bret Taylor medger i en intervju i Cloud Magazine att det största tekniska misstag han gjort var att lägga verksamheten på egna servrar istället för att lägga verksamheten online.

Hans erfarenhet är att det blir för mycket strul att sköta servrarna själva. Om det är sant för storföretag och deras kritiska drift, hur sant är det då inte för småföretag och deras bokföring?

När inte ens storföretagen kan motivera inköp av egna servrar och driften av dem för sin kärnverksamhet, hur ska då småföretagen kunna räkna hem att drifta sina egna bokföringsprogram? Det kan de inte!

Låt oss ta ett exempel. Du köper ett installerat bokföringsprogram för 2000 kronor och sedan betalar du 1000 kronor om året för uppgraderingar och support. Utöver det köper du en extern hårddisk för 1000 kronor som du alltid tar en säkerhetkopia på och tar med hem.

Låt oss förutsätt att det tar dig 5 minuter i veckan att säkerhetskopiera. Om vi utgår från att din timkostnad är 500 kronor i timmen så innebär det att bara säkerhetskopieringen kostar dig drygt 2000 kronor per år.

Totalt så kostar det dig ca 11.000 kronor på tre år. Använder du istället e-conomic så kostar det 2484 kronor under en treårsperiod att använda e-conomics licens START” för 69:- i månaden. Den är avsedd för de minsta företagen (som har upp till 1000 rader i bokföringen). Kostnaden blir alltså mindre än en fjärdjedel av vad det kostar med ett installerat program.

För större företag blir kalkylerna ungefär desamma. e-conomic blir dyrare, men det blir en installerad lösning också.

Men det är inte priset som är det främsta skälet att arbeta med e-conomic. Ligger bokföringen online så har du tillgång till den vart som helst i världen. e-conomic tar en backup varje kvart och även däremellan speglas allt på två olika servrar så att säkerheten blir mycket högre än med lokala backuprutiner.

Då har jag ändå inte ens pratat om hur bokföringsprogrammet fungerar eller vad användarna tycker om att bokföra online.

Det blir allt vanligare att småföretag outsourcar administrativa arbetsuppgifter till utlandet för att effektivisera verksamheten.  Denna typ av effektivisering görs med hjälp av något som kallas molntjänster, dvs att program och data finns online, tillgängligt från olika länder. Både lönehantering och bokföring är exempel på sådant som har blivit vanligare att antingen hantera från låglöneländer eller centraliserat i ett land. På så vis kan det göras billigare.

e-conomic bokföringsprogram gör detta möjligt, då en koncern med företag i flera länder kan sköta all bokföring online ifrån ett enda land. Detta betyder att en administratör kan ha åtkomst till all företagsdata i alla länder.

Ett företag som har flyttat all bokföring utomlands är det danska mobiltelefon företaget Vopium. Samtidigt som all deras bokföring för alla deras länder sköts från Pakistan, kan deras revisor logga in från Danmark och se alla konton och skapa årsrapporter etc.

Läs mer på vår hemsida om hur småföretag expanderar internationellt med hjälp av tjänster i molnet och om Vopiums lösning, där e-conomic hjälpte dem att samarbeta över landsgränser.

Det är inte bara du som företagare som måste göra rätt när det gäller ROT för att inte dina kunder ska få problem. Även Skatteverket måste göra rätt – och det gör de inte alltid. Därför har ett antal ROT-avdrag betalats ut dubbelt. Det är något som Skatteverket kräver tillbaks.

Det som är viktigt för dig att veta är väl just att du inte gjort något fel, så kunderna ska inte skylla på dig. Felet ligger hos Skatteverket eller möjligen hos kunden själv och faktum är att kunden skulle ju egentligen inte ha fått pengarna från början. Alltså förlorar de inget på Skatteverkets miss – tvärtom har de vunnit lite ränteintäkter och kan samtidigt glädja sig åt den status ett fint hem medför.

Är du en av dem som gör ROT- eller RUT-arbeten? I så fall är det viktigt att se till att skicka in ansökan till Skatteverket om skattereduktion så de har ansökan senast den 15/3 annars kan kunden gå miste om sin skatterabatt och vi vet alla vem det drabbar i slutänden….DIG!

Så därför, om du jobbar med ROT/RUT så se till att ansöka om HUS-avdrag snarast så du inte ställer till det för dig själv och din kund.

I fredags så fick jag en fråga av en kund som hade problem att se fakturan som han skapat i e-conomic. Efter en kort felsökning konstaterade vi att felet måste ligga hos Adobe, dvs programmet som läser PDF-filer. Bara några sekunder efteråt så läste jag ett blogginlägg från våra danska kollegor om just problem med PDF-filer.

Därför vidarebefordrar jag deras tips till er – på svenska.

Adobe Reader är som standard inställd på att visa PDF-filer i webbläsaren. Ibland kan det strula till det för den som vill se fakturor eller inskannade dokument i e-conomic. Om du råkar ut för det så gör så här:

1. Öppna Adobe Reader.
2. Gå in under Redigera/Edit. Välj Preferences/Inställningar (längst ner).
3. Där letar du rätt på Internet i listan och  avmarkerar rutan: Visa PDF i webbläsaren/Display PDF in browser.

Sedan ska det fungera igen.

Ibland ringer en kund in och har fått problem med att reskontran inte stämmer med huvudboken (konto 1510 eller 2440). I samtliga fall jag varit med om så har det varit samma problem. Man har bokfört transaktioner direkt på de kontona och då blir det fel. Därför är mitt tips:

Lås 1510 och 2440 från manuell bokföring.

Då undviker du risken för diffar. Har du tex kundfordringar som du måste boka manuellt av någon anledning så gör det på ett annat konto, tex 1511. På så vis får du en enkel avstämning och vet att reskontrorna alltid stämmer.

I tidningarna är det krigsrubriker för att det snöar i Stockholm. Tänk det kommer snö i en nordisk huvudstad i år också och då blir det förseningar och svårigheter att ta sig fram.

Det är en sån dag som får mig att minnas den redovisningskonsult jag pratade med en dag förra året när det också snöade. (Trafikkontoret tror det kanske inte, men faktum är att det snöar varje år i Stockholm.) Då kunde hon inte ta sig till jobbet och hon var så glad att de flesta av hennes kunder fanns i e-conomic. Tack vare det kunde hon komma åt deras bokföring och jobba hemifrån.

Därför är såna här snöiga dagar en bra påminnelse om att det inte alltid blir som man tänkt sig. När det oförutsedda händer så är det bra om man har en lösning som klarar det. Våra kunder slipper bekymra sig om sin bokföring om datorn blir stulen, hårddisken kraschar eller något sådant. De slipper bekymra sig om uppgraderingar eftersom de alltid – med automatik har den senaste versionen. De kan jobba från vilken dator som helst och är de försenade ut till en kund på grund av vädret, så kan de via iPhonen ta fram hela kundregistret och kontakta  kunden. De kan till och med använda sin telefon för att fakturera med.

e-conomic är gjort för att underlätta bokföringen. En sån här dag blir det extra tydligt.

Som våra danska kollegor skrivit om så har e-conomic satt hastigheten i fokus. Därför har vi nyligen ökat vår serverkapacitet med 50%. Vi har också lagt om mycket av tekniken bakom e-conomic för att öka hastigheten.

Det är ju inte bara e-conomic som jobbar med hastighet. Det gör även Bloodhound, något som även Aftonbladet uppmärksammar idag.

Frågan är vem som är snabbast, e-conomic eller Bloodhound. Jag törs påstå att det är e-conomic. Vi flyttar data över halva världen på en bråkdel av en sekund. Det kan ingen bil göra

Den som vill veta mer om vad vi gör för att öka hastigheten kan följa vår engelska blogg Tech Talk