Inlägget tar max 2 minuter att läsa men kan frigöra upp till en timme om dagen.

Drunkna i mejl - del 2

I del 1 presenterade jag en metod med 5 tips för att få ordning på din inkorg. Vi rensade upp ibland gamla mejl, skapade nya mappar och organiserade dina mejl i dessa för att skapa bättre överblick och struktur. I del 2 bygger vi på med ytterligare 6 strategiska tips som förenklar och kan spara dyrbar tid. 

Jag skulle rekommendera att du skummar genom del 1 innan du läser del 2 så du får med de grundläggande principerna bakom metoden. Del 1 hittar du här.

 

1. Hantera dina prenumerationer

Ta det djärva steget och avanmäl dig från nyhetsbrev och diverse publikationer som inte direkt berör din verksamhet. När du gör detta, stanna inte upp och tänk efter, utan bara genomför det.

Får du abstinens föreslår jag att du öppnar ett separat e-postkonto där du samlar nyhetsbrev du inte kan vara utan. Målet är att reducera antalet irrelevanta e-brev i din arbetsmejl så du slipper ta ställning till och reagera på nyheter och kampanjer som tar fokus från din att-göra-lista.

Uppmärksamma att nyhetsbreven från e-conomic kan innehålla kritisk information angående förändringar i abonnemangsvillkor, prisstrukturer eller tidsbesparande förbättringar i systemet. Därför rekommenderar vi att du anmäler dig till vårt nyhetsbrev så du inte missar viktig info.

 

2. Skicka kortare mejl

Planera hur du skall använda din egen tid noga och ha respekt för andras tid – skriv så korta mejl som möjligt. Du behöver inte vara orolig för att verka ohyfsad eftersom alla vill arbeta så effektivt som möjlig med att hantera sina inkommande mejl.

 

3. Skicka färre mejl

”Behöver jag verkligen svara på detta mejl?” Kolla igenom alla svar du skickade förra veckan, hur många var enbart bekräftelser och artiga ”Tack för ditt mejl, jag återkommer så snart jag kan-svar”. Det är inte nödvändigt att skicka den typen svar såvida inte mottagaren kräver eller förväntar det. I 90 procent av fallen behöver du inte bekräfta.

 

4. Använd signaturen på ett smart sätt

Undersökningar visar att många inte använder funktionen signatur i sina mejl, förutom kanske en klausul eller liknande. Först och främst bör du ha en fullständig signatur med hälsningsfras, namn och titel, så du slipper skriva avsändare och hälsningsfraser 50 gånger i veckan. Därefter kan du även inkludera din personliga e-postpolitik.

 

Få tid till annat än mejl

Smart hantering av mejl ger tid till annat.

 

5. Ha en klart definierad e-postpolitik

Med en synlig e-postpolitik guidar du folk till hur de ska komponera sin post till dig, eller vid vilka tillfällen de behöver samt inte behöver mejla. Det räcker med ett par rader där målet är att reducera antalet inkommande mejl.

Det kan vara en riktig tidstjuv att gång på gång vidarebefordra mejl om ärenden du inte ansvarar för. Till att börja med kan du placera denna text som en del av signaturen.

Därefter kan du skapa ett regelstyrt autosvar med tydliga anvisningar till avsändaren. Till exempel: ”Detta område ansvarar inte jag för. Vidarebefordra ditt mejl till min kollega x som arbetar med x och kan hjälpa dig”. Med en sådan arbetsrutin behöver du bara ta bort mejlet i fråga.

 

6. Lägg upp ”vanliga frågor” på din webbplats

Mottar du samma frågor gång på gång, är det en indikation på att det är dags att lägga upp eller uppdatera företagets ”vanliga frågor-sida”. Har du inte en sådan, kan du missta uppemot en timme om dagen. Vad skulle du göra om du fick en extra timme om dagen, sju dar i veckan?

Hur du väljer att filtrera din inkorg är naturligtvis individuellt och upp till dig, men du kan börja använda metoden jag presenterat här och anpassa den efter ditt företags behov. Det viktigaste är att du bestämmer dig för en metod och håller dig till den.

Är du redo att ta det första steget och förhindra att irrelevanta mejl stjäler din tid? Utbilda dina avsändare och ge dem riktlinjer för hur de ska mejla dig framöver.

Det finns ingen magisk formel när det gäller din inkorg, men med en genomtänkt metod som din digitala portvakt, kan du frigöra massor av tid.

 

Eller finns det en magisk formel?

Ett annat tidsbesparande sätt att skära bort 90 procent mejltid, är att skaffa en personlig assistent (PA). Det finns ett flertal specialiserade företag, där du kan hyra en PA till en gångbar prislapp. Ge denne åtkomst till din arbetsmejl och använd till exempel Skype för att gå igenom vilka mejl din nya PA ska vidarebefordra.

Får du till exempel privat e-post i din arbetsmejl, är första steget att upprätta en nytt konto. Visst kostar det en liten slant, men en frilansande PA kan frigöra så mycket tid för dig att det snabbt blir lönsamt.

– Din inkorg behöver inte vara ditt jobb, det finns andra lösningar.

 

Tycker du denna typ inlägg är nyttiga?
Kommentera gärna nedan med ett enkelt ja eller nej, har du tid får du gärna motivera eller ge förslag till ämnen du vill vi ska ta upp här på bloggen.