e-post - bild till bloggen2

E-post – support på dina villkor

Detta inlägg är del 2/6 i serien ”Supporten, lösningsförslagen och människorna bakom”. Här får du möta en supportmedarbetare som ger tips till hur du får mest möjligt ut av de olika lösningarna. I dagens inlägg tittar vi närmare på fördelarna med e-post som supportfunktion.

 

E-post – smidigt, effektivt och billigt 

E-posten som kommunikationskanal behöver knappast någon närmare introduktion. Visste du till exempel att ca 70 procent av företagare i åldern 25-67 år använder e-post dagligen i sitt arbete? Det är nog säkert att anta att så länge e-post är så billigt, så kommer antalet skickade mejl bara att öka.

 

Skillnaden mellan lösning och svar i e-conomic

Vi mottar ca 60 mejls om dagen. Inkommande mejl som vi mottar före kl. 17.00 strävar vi efter att besvara samma dag. Med besvara menas här att en medarbetare läst och svarat på din hänvändelse men inte nödvändigtvis löst ditt ärende. Är läget i supporten extra pressat eller om ditt ärende kräver att vi kopplar in andra avdelningar, så strävar vi efter att ha en lösning till dig nästkommande dag.

 

Bild på Lucy

Möt supportmedarbetaren Lucy, e-postspecialist

Lucy är en garvad supportmedarbetare som du kanske stött på när du kontaktat supporten. Hon berättar att ”det är det mest kvalitativa sättet lösa problem eftersom lösningen blir kvalitetstestad av flera supportmedarbetare. När fler ögon ser lösningen säkrar vi att du får det utförligaste svaret.”.

 

Lucys tre tips till snabbare svar

Lucy har några tips till vad du kan göra för att underlätta kommunikationen så att vi snabbare kan hjälpa dig. ”Det hjälper otroligt mycket om du fattar dig kort och koncist”, förklarar hon. ”Då analyserar vi ditt problem snabbare och sannolikheten för att lösningen blir rätt ökar betydligt.

Ofta är det lättare att förklara ett problem i ett mejl eftersom både du som kund och vi i supporten kan ta den tid vi behöver för att formulera oss och se till att vi fått med alla viktiga detaljer.

För att förtydliga ditt ärende ytterligare så kan det va en bra idé att klippa ut och bifoga relevanta skärmdumpar eller filer.

Dessutom får du ju ett arkiv som kan besökas senare, om du till exempel behöver kontrollera fakta eller behöver dela informationen med andra som vill ha insyn i ärendet.

 

Proaktiv e-posthantering

Du kan enkelt på förhand sortera dina inkommande mejl genom att tillämpa olika regler. Du kan t.ex. förutbestämma att mejl från Person A alltid ska hamna i Mapp C.

Skulle du vara intresserad i ett blogginlägg där vi ger olika tips till en effektivare e-posthantering? Kommentera gärna nedan och berätta och kom ihåg att ange vilket e-postprogram (exempelvis Outlook) du använder.