I detta blogginlägg ska vår expert Eva på E.A Bokföringstjänst i Eskilstuna berätta hur du smidigt bokför banktransaktioner.

FotoEAE.A Bokföringstjänst startade 1995 och har idag fyra anställda. Eva Andersson är kvalitetskontrollant inom SRF för auktoriserade redovisnings- konsulter tillhörande SRF. Hon håller även fördjupningskurser i REKO, Svensk standard för redovisningstjänster. Så vi kan lugnt säga att Eva har bra koll på bokföring!

Bokföring i kassaböcker

Det är viktigt att hela tiden följa upp så att du har full koll på alla balanskonton (de konton som börjar med nr 1xxx och 2xxx).

Vi gör alla på lite olika i sätt när vi ska bokföra. En del bokför bara i en kassabok, andra i flera kassaböcker. Det spelar även en viss roll vilken redovisningsmetod som du följer, dvs. kontant- eller fakturametoden.

Jag föredrar som ett exempel att först bokföra alla leverantörsfakturor i kassaboken som är avsedd för dessa. När de är klara bokför jag nästa serie, t.ex. leverantörsbetalningar. Några väljer att bokföra posterna vartefter de dyker upp, dvs. t.ex. en leverantörsfaktura i kassaboken för leverantörsfakturor, sedan ett kontantkvitto i kassaboken för löpande.

Bokföring av banktransaktioner

Ett smidigt sätt att hantera många banktransaktioner som ska bokföras är att hämta en text- eller datafil för bankkontot och sedan importera den till e-conomic, i t.ex. kassaboken för löpande verifikationer. Har du testat det några gånger så kan man spara en hel del tid när man har fått rutin på hanteringen.

Förslagsvis kan du göra följande:

Öppna den hämtade bankfilen som en Excel fil eller kopiera in i en Excel fil.

 

pic4

pic2

I Excel filen ska du lägga till ett motkonto för varje rad som kommer att bokföras i e-conomic. Det gör du enkelt i en ny tom kolumn. För att göra det så smidigt som möjligt kan du välja att t.ex. alla kundinbetalningar får motkonto 1518. Ej reskontraförda kundfordringar och leverantörsbetalningar får motkonto 2448: Ej reskontraförda leverantörsbetalningar. Finns ett kontokort kopplat till bankkontot så kan det t.ex. ha motkonto 2842, Kontokortnr xxxx. Det kanske finns försäljning i företaget där kunderna betalar med kontokort? Då kan dessa inbetalningar från kortföretaget förslagsvis bokföras mot konto 1580, Kontokortshandel. Löneutbetalningar får förslagsvis motkontot 2910, Upplupna löner.

Till sist anger du i en valfri tom kolumn nästa aktuella verifikationsnummer som det ska bokföras på i kassaboken för löpande verifikationer. Ta bort eventuella extra flikar i filen, det får nämligen enbart finnas en flik. Spara filen som en Excel fil med valet ”csv-kommaangränsad”-fil.

Sedan går du till kassaboken i e-conomic och väljer ”Andra importalternativ” och ”Importera verifikationer (CSV-format)”. Där kan du välja från vilken kolumn som datum, belopp, texter, etc. som ska hämtas i din inlästa fil. Vid valet av ”Konto/kund/leverantör” ska du välja ett Fast värde och det bokföringskonto som används för bankkontot.

 

pic3

 

 

När bankkontoutdraget är inläst så behöver det som har bokförts upp på motkontona göras klart. Det gör du enkelt genom att vid exempelvis bokföringen av betalningen av en leverantörsfaktura i kassaboken med samma namn, väljer kontot 2448 som betalkonto istället för bokföringskontot för banken.

Vid inbetalning från kund väljer du betalkontot 1518 och när du bokför de löner som ska betalas ut, så bokför istället beloppet som ska betalas på kontot 2910. Har du försäljning där kunder betalar med kort så skapa en egen kassabok för dagsförsäljningen och bokför kortbetalningarna på kontot 1580. Kvitton för köp där du betalat med kort som sedan dras direkt från bankkontot bokför du mot exempelvis 2842, kontokortnummer xxxx.

Med detta förfaringssätt behöver du endast hantera själva bankkontoutdraget en gång vid inläsningen och stämma av att saldot på bankkontot är detsamma som i bokföringen och slutligen är det bankkontot avstämt.

När kundinbetalningar, leverantörsbetalningar, kontokortshandel, löneutbetalningar, etc. är bokförda så ska de motkonton som använts vara noll i saldo!

Har man däremot inte speciellt många bankkontotransaktioner så kan det gå snabbare att bokföra dem som vanligt, dvs. inte gå via motkontona.

Tidigare inlägg från Eva:

Avstämning, det viktigaste momentet vid bokföring!

Så bokför du skattekontot

Du kan läsa mer om bokföring på E.A Bokföringstjänsts hemsida